Get the Flash Player to see this movie.

Wijs op reis

Expeditie Corlaer “Wijs op reis”

Een handzame reisgids met afspraken, tips en ideeën om de Expeditie Corlaer reizen zinvol,
plezierig en veilig voor te bereiden en uit te voeren.
(versie 23-11-2011)
  UItgangspunten
Afspraken
Verantwoordelijkheden
Communicatie
Reisdocumenten
Gezondheid
Voor de reis
Tijdens de reis
Na afloop van de reis
Handige links
Tijdlijn
Uitgangspunten
  Doel
De expeditiereis draagt bij aan het succesvol volbrengen van het algemene expeditiedoel; “In een rijke en uitdagende leeromgeving talenten ontdekken en ontwikkelen en een maatschappelijk vraagstuk helpen oplossen”. De reis is dus geen losstaande activiteit, maar maakt onderdeel van het projectplan uit.

Goedkeuring
Deelname aan de expeditiereis is alleen mogelijk na schriftelijk toestemming van de ouders en de school.
De schoolleiding keurt de reis in principe goed na een voorstel van reizen. Dit voorstel is in principe meer dan 100 dagen voor de vertrekdatum ingediend. Het voorstel bevat de volgende zaken:
  • Periode van reizen
  • Maatschappelijk doel is omschreven
  • Financiële onderbouwing
  • Eerste veiligheidcheck.
  • Benodigde begeleiding naast de expeditiecoaches
Het team schrijft een stukje voor het weekbericht als de reis in principe is goedgekeurd, zodat de organisatie op de hoogte is. De schoolleiding/projectleiding doet de officiële mededeling in het MT van de goedkeuring in principe.
   
Afspraken
  Veiligheid komt op de eerste plaats.
  • Het motto van de Expeditie Corlaer reizen is: “Bij twijfel niet inhalen”.
  • Het Corlaer College behoudt zich als verantwoordelijke ten alle tijden het recht om de reis niet door te laten gaan, vanwege de veiligheid.
Begeleiding
Bij reizen met meer dan vier leerlingen gaan er minimaal 2 volwassen begeleiders mee, waarvan de expeditiecoach altijd deel uit maakt.
Bij een volledige expeditiegroep gaan er 2 of 3 volwassenen mee.

Reizen
Veiligheid voorop!
We reizen alleen met vertrouwde maatschappijen, zie:
http://www.airsafe.com/ten_tips.htm
We vliegen in principe met een groepsboeking:
 - tot 30 dagen voor vertrek blijven namen dan veranderbaar.
 - bij overboeking heeft de groep status A en blijft bij elkaar.

Vaak lukt het wel voor een individuele vlucht een goedkoop ticket te vinden, we hebben echter samen afgesproken dat we voor veilige maatschappijen kiezen. Besef ook dat reizen als groep de tickets soms iets duurder maakt.
   
Verantwoordelijkheden
  De leerling
Heeft goed kennis genomen van alle informatie in dit document.
Heeft zorg voor het expeditieteam, voor, tijdens en na de reis.
Draagt positief bij aan het welslagen van de expeditiereis.
Weet dat het in bezit hebben van tabak, alcohol en/of drugs tijdens het reizen niet is toegestaan.
De leerling draagt zelf verantwoordelijkheid voor bezittingen, paspoort en bagage

De ouders
Geven door het ondertekenen van het inschrijfformulier toestemming aan hun kind voor deelname aan de expeditiereis.

Het Expeditieteam
Zet zich in voor de realisatie van het expeditiedoel.
Heeft zorg voor elkaar, voor, tijdens en na de reis.
Heeft voor vertrek een duidelijke activiteiten en takenverdeling gemaakt.

De Expeditiecoach
Heeft zorg voor het expeditieteam voor, tijdens en na de reis.
Overlegt ten aanzien van de organisatie van de reis altijd met Bob Hofman, ICT&E en geeft mogelijk wijzigingen en of veranderingen zo snel mogelijk door.

Projectleider, Ronald Schaefer
Is aanspreekpunt namens de school.

ICT&E, Bob Hofman

Adviseert en ondersteunt de expeditieteams, coaches en de projectleider en schoolleiding bij het opzetten en uitvoeren van de expeditiereizen.
Verzorgt het boeken van de vliegtickets of het boeken geschiedt in nauw overleg.

Het Corlaer College
De school is eindverantwoordelijk voor de Expeditiereizen.
De school heeft een algemene reisverzekering voor alle leerlingen en docenten.
   
Communicatie
  Teletop is de plek waar de expeditieteams met elkaar samenwerken. Hier is ook de plek om de eventuele documenten voor de reis te plaatsen.

Webpagina van de expeditiereis bevat ten minste een aantal pagina’s met
De planning van de expeditie reis.
Cultuur van het doelland
Reisschema (tijden, vluchtnummer etc.)

E-mail
E-mail is prima geschikt voor individuele snelle communicatie. Berichten die ook door anderen moeten kunnen worden nagelezen mogen best per e-mail verstuurd worden, maar worden ook in de Expeditie Werkplaats geplaatst.

De website van het Corlaer College (beheer door de webmaster van de school.)
www.corlaercollege.nl
Voor algemene informatie over de Expeditie Corlaer

De website van ICT&E (beheer door Bob Hofman)
www.ict-edu.nl > projecten > Expeditie Corlaer.
Geeft algemene informatie en belicht de rol van ICT&E in de Expeditie Corlaer.
 
   
Reisdocumenten
  Inschrijfformulier
Elke deelnemer (leerlingen, coach en anderen) aan een expeditiereis vult een inschrijfformulier in:
Het inschrijfformulier is een Worddocument dat in de Expeditie Werkplaats staat.
Vult het formulier digitaal in en stuurt het naar ICT&E (e-mailadressen in het formulier).
Dan print je het formulier uit, laat het (bij leerlingen) door je ouders ondertekenen en stuurt het per post naar ICT&E (adres in formulier).
Stuur een kopie van je paspoort of ID-kaart mee!

Paspoort
Als je reist heb je altijd een paspoort of Europese identiteitskaart nodig.
Buiten Europa altijd een paspoort; maar ook voor sommige Europese landen is een paspoort aan te raden.
Vraag je paspoort ten minste drie tot vier maanden voor vertrek aan.
Sommige landen vragen dat je paspoort na aankomst nog ten minste 2 of 6 maanden geldig is,check dat goed.
Als de groep gaat reizen heeft de coach, van ICT&E een set kopieën van alle paspoorten van de expeditie leden ontvangen.

Visum
Voor sommige landen heb je voor een bezoek een visum nodig.
In het geval van de expeditiereizen een visum voor vakantie/bezoek.
ICT&E (Bob) stelt jullie ruim op tijd op de hoogte van de visa vereisten van jullie doelland.
Visa aanvragen worden in principe gezamenlijk gedaan in overleg met de coach en Bob Hofman.
Bij het reizen van een groep hoort een uitnodigingsbrief van de ontvangende partij.
Die brief gaat mee met de visumaanvragen.
En bevat alle details over host- en locatiegegevens.

Ticket
We hebben afgesproken dat we de tickets voor alle reizen via ICT&E/ATP bestellen; bestelling gebeurt door Bob Hofman op basis van een deelnemerslijst in een Excel document die de coach ingevuld in de Expeditie Werkplaats aanlevert.
Er zijn bijna geen papieren tickets meer; je reist met een E ticket.
Het E ticket heeft een referentienummer van 6 cijfers/HOOFDLETTERS.
Het referentienummer is gekoppeld aan je paspoort.
Je kan je vliegschema (Itinerary) altijd op Internet opzoeken via: https://www.viewtrip.com
Het reisschema komt op de reisschemapagina in de Expeditie Werkplaats.
   
Gezondheid
  Vaccinaties
Een vaccinatie is een prik die je voor langere tijd tegen gevaarlijke ziekten beschermt.
Als jullie reisdoel eenmaal vaststaat hoor je van je coach, in overleg met Bob Hofman, welke vaccinaties vereist zijn.
Je kunt dat altijd nakijken op www.lcr.nl

Medicatie
Bij sommige aandoeningen die speciale diëten of medicijnen vereisen, is het handig een doktersverklaring (in het Engels) mee te nemen.
Neem medicijnen altijd in hun originele verpakking mee, met een zichtbaar etiket van een Apotheek.
   
Voor de reis  (Deze zaken uiterlijk 40 dagen voor vertrek op papier zetten en in overleg met projectleider/schoolleiding bepalen of de veiligheid afdoende geborgd is.)
  Reisdoel
Elk expeditieteam stelt een reisdoel vast en zet relevante info in Teletop.
Land, plaats, adres, telefoon, email, naam contactpersoon.
Binnen 24 uur na aankomst op de plaats van bestemming bellen of mailen de leerlingen hun ouders.

Planning
Elk expeditieteam maakt een reisprogramma per dag en publiceert de finale versie ten minste twee weken voor de vertrekdatum in Teletop.

Cultuur
Elk land heeft zijn eigen waarden, normen en gewoonten. Elk expeditieteam stelt zich vooraf op de hoogte en zorgt voor een korte web based impressie van het te bezoeken land.

Geld
Vooraf is duidelijk hoe en welke kosten er ter plekke voldaan moeten worden.
De coach is op de hoogte van gebruik van de lokale munteenheid.
De coach is op de hoogte van gebruik pin (ETA) en credit card; er zijn afspraken gemaakt over betalingen tijdens de reis. (b.v. vooraf een bedrag op rekening coach gestort)
Er is met de leerlingen een maximum zakgeldbedrag (ter eigen gebruik) afgesproken.

Voorbereidend bezoek
Het is niet ongebruikelijk bij een groepsreis een zogenaamd ‘preliminary visit’, een voorbereidend bezoek af te leggen.
Dit is natuurlijk sterk afhankelijk van afstand en kosten, maar dient in elk geval te worden afgewogen!

Achterblijvers
Stel er gaan / kunnen leden van het expeditieteam niet mee; wat kan het team doen om er voor te zorgen dat de thuisblijvers wel betrokken zijn?
Hoe blijven de andere teams, ouders en belangstellenden op de hoogte?

Informatie aan de ouders
Ieder team organiseert een informatie bijeenkomst voor de ouders. De bijeenkomst vindt minimaal twee weken voor vertrek plaats.
   
Tijdens de reis
  Verslag on-line
Tijdens de expeditiereis wordt er dagelijks verslag gedaan in woord en beeld van de belevenissen; dat is belangrijk voor de thuisblijvers.
Elk expeditieteam heeft hier voor vertrek afspraken over gemaakt.
Twee leerlingen maken een verslag per dag; vooraf is een schema gemaakt.

Verblijf
Home stay?
Check op gastgezin, door wie wordt dat gedaan?
Hostel / jeugdherberg?
Erkend?
Hotel?
Check on-line op verblijfservaring van anderen!

Communicatie / contact met thuis
Op elke expeditiereis heeft de coach een Cell Phone bij zich die vanuit Nederland 24/7 bereikbaar is. De belkosten vallen onder projectkosten.
(denk bv aan een gespecificeerde rekening).

Samen reizen
Reizen met een groep is heel leuk; een aantal goede afspraken houdt het ook leuk:
Tel samen op het vertrekpunt het aantal leden van de groep; herhaal dat een aantal keer hardop.
Maak ‘twins’ of ‘duo’s’; als de coach vraagt “zijn we er allemaal”? kijkt elke twin of zijn/haar maatje er is.
In het buitenland heb je altijd je paspoort bij je als je naar buiten gaat,
Tenzij de coach daar andere afspraken over maakt (kopie van paspoort)
Maak bij uitstapjes een afspraak over wat te doen als je elkaar kwijtraakt:
Elk expeditielid heeft het Cell Phone nummer van de coach genoteerd.
Met een groep in bus, trein of metro? Als een deel van de groep vertrekt voor iedereen er inzit, stappen zij die al rijden op de eerstvolgende halte uit en wachten daar op de rest/instructies.
Ga nooit met onbekenden mee en blijf altijd bij elkaar.
   
Na afloop van de reis
  Evaluatie /afspraken / verslag naar de sponsoren?
En hoe verder in dit jaar?
   
Handige links
  ‘Wijs op reis’ > http://www.minbuza.nl/nl/reizenlanden/wijsopreis
Land van bestemming > http://www.minbuza.nl/nl/reizenlanden/landen
Vaccinatie nodig > www.lcr.nl
Malaria medicatie> www.malaria.nl
Luchtvaartmaatschappij > http://www.airsafe.com/ten_tips.htm
Vluchtschema > https://www.viewtrip.com
   
Tijdlijn
 

110 dagen voor vertrek
Voorstel van reizen indienen bij schoolleiding/projectleiding

100 dagen voor vertrek
Uiterlijke opgave voor groepsreis.
Paspoort geregeld.
Visumaanvragen en vaccinaties.

60 dagen voor vertrek
Uitnodigingsbrief ontvangen?

40 dagen voor vertrek
De volgende zaken duidelijk op papier hebben en bespreken met projectleiding/schoolleiding
Reisdoel
Planning (per dag)
Voorbereiding
Veiligheid (Transport/gezondheid/stabiliteit)
Zoals in het begin van het document ook benoemd wordt is het bij twijfel niet inhalen. Zo gaan we ook om als organisatie met de deelnemers aan de reis. Breng het besef daarom over op leerlingen dat het mogelijk is dat door onverwachte gebeurtenissen of veranderende inzichten een reis niet door kan gaan.
Onderwijskundige invulling (Wat ga je delen na de reis met wie. Hoe is de reis gekoppeld aan talent ontwikkeling en aan het curriculum van de leerlingen)


30 dagen voor vertrek
Namen doorgeven aan ATP (ICT&E)

(Wanneer de datum nog niet vaststaat, de tijdlijn individueel bespreken met de projectleiding/schoolleiding)